询盘回复流程：
作为初入外贸行业的新手，不仅要掌握细节知识，更要培养全局视野。外贸业务的成功不仅依赖于处理每个环节的细节，而且需要对整个流程有系统的理解和规划。今天，我将指导你如何通过标准的回复流程来更有效地与客户建立联系。对于新手来说，掌握这些技巧本身就是一种收获。
常言道，与人交流要因人而异，这是基本的交流技巧。
在海外市场中，买家种类繁多，包括大型企业购买者、小规模购买者，他们可能是工厂（主要关注原材料采购）、贸易公司、经销商、零售商、大型设备采购商、个体消费者等等。
对于初入外贸行业的人来说，接收到询盘可能并不多，因此，能够准确理解和把握询盘中的每一条信息至关重要。你需要仔细分析询盘者的身份和需求，这将有助于你更有效地回应。
尤其是当对方是公司管理层或决策者时，更需小心处理。管理层通常时间宝贵，不愿意浪费在无关紧要的事务上。因此，在回复询盘时，你需要做到细致周到，尽可能提供全面、精确的信息。例如，如果客户询问产品价格，你可以进一步提供包括运输物流等额外信息，这样的全面回答可能会给对方留下深刻印象，从而增加成交的机会。
在处理外贸询盘时，应牢记以下三个关键要点：
这里举几个买家在我们平台上的真实反馈，以展示卖家常犯的错误：
有效的沟通始于理解。深入理解买家的问题和要求比迅速回复更加重要。
明确买家需求之后，第三步我们要做的是对这条询盘进行分解。
别急着回复，觉得买家一定会为你的快速回复买单。事实上，事实并非如此。不要着急，不要不耐烦。花点时间冷静下来分析买家的询价，然后回复他。
小编汇总了一些买家的询盘中可能提到的需求分类：
1. MOQ(最小起订量)
2. 价格目标
3. OEM/ODM
4. 是否允许寄样
5. 颜色/尺寸等产品额外要求
6. 语言问题(产品说明书语言问题最重要)
7.出口经验要求
8.各类证类
9. 付款方式
10. 外贸公司资质要求
11. 物流问题
针对报价这块，建议做如下准备：
(1)当买家询问的产品较多的时候，最好列一个excel表格给买家，这样买家一目了然。
(2)当买家给出的价格低于你的成本价时候，不要太担心，展示你的专业度和诚恳来打动对方 。
在你无法再降价的时候，是不是就觉得这个买家肯定不会要你的而是选择更低价的那家供应商。不然，在这种时候，要对自己的产品有信心，当然你也得非常知道自己产品的优势在哪里。若你想说服买家，需要拿出各种论据，告知买家市场上此类产品有多少类型，每种价位如何，A价位的原因是什么?B价位的原因是什么?而你给自己产品定价为C价位的原因是什么?看看有没有什么数据可以支持你的观点，例如原材料行情等。所以这类询盘报价的前提是你对自己的产品非常熟悉和自信。
(3)是否需要降价?
当买家说你的产品价格太高时，你是否需要降价来满足他？这取决于。一些国家的一些买家会觉得，一旦你降低价格，他们可能会降低质量分数。如果是这样，他们不会和你合作。在这样的时候，我们需要抓住机会抓住买家，用产品和工厂的力量来传递你的力量。您可以安排现场参观工厂，也可以将你的产品图片、产品操作视频或工厂图片和工厂视频直接发送给买家。
针对寄样品单，建议这样：
(1)如果客户第一封信就问你要样品，最好考虑清楚再给予回复。
买家是不是只想要一个样品，之前跟你咨询过专业的产品信息，并且有强烈的购买欲望？这样的客户可以选择不发送。但如果买家表示愿意支付快递费，如果不只为一个样品支付快递费，他们也可以考虑是否真的要样品来检验产品质量。或者我们可以建议先拍照，或者拍下产品的视频发给买家。我们满意后再做决定。当然，如果你的公司真的很强大，你不能错过任何交易机会。
(2)买家觉得你寄送的样品较差
之前沟通都不错，而一旦寄样之后，买家觉得可能样品较差的时候该怎么把握卖家呢?首先需要明确是你的产品本身的质量问题，还是说样品在运输过程中导致破损。如果是前者试着和买家谈判是否哪一方可以做妥协，而如果是后者则建议再次寄样或者和买家解释清楚，拍前后照片给买家，赢取买家信任。
第四步其实是最关键的一步，拿到询盘的激动，分析询盘的仔细，回复询盘时候就显得异常紧张了，因为之前你所有步骤的努力就靠这一步来传递了，成败在此一举，加油!
回复询盘时候需要关注以下几点：
1. 查看是否明确买家目的
2. 检查邮件语言是否啰嗦
3. 查看回复内容结构是否完整
4. 价格和产品是否已经考虑同行竞争
5. 是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间
6. 你的产品行业专业度够了吗?
7. 一个询盘究竟多久回复较合适
8. 如何写邮件标题
可以尽可能体现自己的优势，参考这几点：
（1） 发货期快
（2） 价格有绝对的优势
（3）有多年生产或外贸经验
（4） 有参加买家当地的展会，或业内知名展会，
（5） 有自己的研发团队
（6）有跟知名品牌或企业合作
（7）有证，品质有保证
（8） 提供OEM,个性化定制服务
询盘究竟多久回复较合适?
这里想要对供应商朋友们提个建议，尤其是比较初级的卖家，建议养成工作日查看邮件的形式，建议询盘在24-48小时内回复较好，不超过3天。
买家询盘时效需求：
1. 希望卖家快速回复：24小时/48小时，至少3天内回复，不然3天后可能已经找到其他卖家了。
2. 更愿意选择在线的沟通方式
3. 希望平台直接规定卖家必须3天内回复
卖家如何优化：
1. 尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
2 . 用自己个人邮箱没关系，但是得记得邮箱同步啊
3 . 常登陆更新查看(一周两次总得有吧)
4 . 绑定移动通讯工具，及时联系
邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项：
1. 邮件标题用客户名称与供应商名称
譬如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件小编倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。
2. 邮件标题用产品报价
譬如: Preferential quotation for Model 123 at the 价格 of US$8.99 FOB Yantian 这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。
3. 邮件标题用客户求购的产品名称
譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs这个邮件标题既能够突现买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。
初步回复询盘后，外贸人员的工作远未结束。获取订单通常需要持续的努力和跟进。
不要仅仅因为买家在三天内回复就认为交易已经成定局。这可能仅仅表明对方有及时查看邮件的习惯。
要记住，某些国家的买家可能日常非常忙碌，特别是在与你进行了深入沟通并经历了多个交易阶段之后。在这种情况下，耐心至关重要。长时间的沟通往往意味着客户不会轻易改变决定。
如果买家暂未回复，可能是因为他们没能及时查看邮件或正忙于处理其他事务。此时，建议你向客户表达理解和耐心。如果长时间未收到回复，可以再次联系，询问是否因为繁忙或邮件系统问题未能回复。在通信中，强调你愿意等待他们的进一步信息，避免过于催促，以免产生负面效果。
一笔完整的外贸生意是如何做成的？每个环节是如何连贯的？作为外贸业务员的你在其中有什么重要作用？……关于外贸业务全流程，相信很多外贸新人现在还是云里雾里。
今天小编就为大家梳理一些外贸出口流程的入门知识，提供最详细的外贸流程，方便大家对外贸理解得更加透彻，这样在做业务的过程中，才能够更好地统筹安排，把控各个环节。
1.询盘
即从Google、Facebook、展会、老客户等途径得到的询盘，询盘的内容可涉及：价格、规格、品质、数量、包装、装运以及索取样品等，而多数只是询问价格，也可称之为询价。
我们有了询盘就等于拉住了客户的衣角，所以想要达成订单也要有策略地回复客户询盘。（具体可参考询盘云之前发布的文章☞干货 | 看外贸高手如何正确处理各类询盘？）
2.报价
在国际贸易的过程中，最先的步骤是产品报价，也称“发盘”。报价内容主要有：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等。
常用的报价有：FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。（报价技巧指路☞外贸 | 写给外贸新人的报价小技巧）
3.签订合同
在国际贸易中，买卖合同没有固定的形式。
一般有正式的合同书，也有确认书、协议书、备忘录、定单、委托订购单等等。除非一方声明“以签约为准”，以上的这些都可以认为是合同。
确认书、协议书、备忘录……等等就没有合同那么严肃了，简化了很多。像异议索赔、不可抗力、仲裁等等条款都不会列入，所以根据买卖双方需求选择合适的形式签订。
4.付款方式
比较常用的国际付款方式有三种，即信用证（L/C）、电汇（T/T）和直接付款。
①信用证付款方式
信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的文件。
请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。
②TT付款方式
TT付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。
③直接付款方式
是指买卖双方直接交货付款。
5.备货
备货实际上就是采购货物或下定单到工厂生产货物，在备好货后要经过国家进出口商品检验检疫局的检验，否则无法报关出口。
备货在整个外贸流程中起到有着非常重要地位，须按照合同来进行。货物的质量、规格、数量、包装等等要符合合同或信用证的要求。另外要注意结合船期安排，以利于船货衔接。
为了确保质量和交货没有问题，一般来说外贸公司会派专门的人员（如：跟单、QC）去工厂追踪生产，检验货物。也有老外指派的专门验货的机构（第三方），如SGS，OMIS，BV等来验货。
在生产结束，货物装箱完毕后，工厂要提供装箱单给外贸公司（也就是多少箱货物，箱子的尺寸、重量、件数、规格等等）。
6.报关
当货准备好，商检（大多数外贸公司都将商检环节交给专门的机构）也顺利完成后，接下来就是要将货物运给客人了。
首先要跟海关打交道，这就是报关，获取通行证，包括接受申报、审核单证、查验货物、征税、结关放行等几道手续。
在装货的24小时之前，需提交的单证有：
① 出口货物报关单：报关单是海关对出口货物进行监管、查验、征税和统计的基本单据。
② 出口许可证：有出口经营权的单位，在其经营范围内，出口不实行许可证管理的商品。
③ 装货单或运单：装货单是船务公司签发给托运人的通知船方装货的凭证.海关查验放行后，在装货单或运单上加盖放行章发还给报关人凭以装运货物出口。
④ 商业发票：发票是海关征收关税的重要依据。
⑤ 装箱单：是对发票内容的明细补充。
⑥ 出口收汇核销单：由外汇管理部门提供的单证，海关办妥结关手续后，在上面盖个章，外贸公司凭这向外汇管理部门结汇核销（具体核销流程后面会提到）。
⑦ 其他有关证明：海关认为必要时应交验的贸易合同、产地证和其他有关证明。
7.货运
报关完成后，接下来便是货运了，需租船订仓，把货交给客人。
如果合同是FOB条款，客人会指定运输代理公司（船运公司），当然也有客人委托卖方帮他找的。所以需尽早尽快地与货代公司联系，告知发货要求，了解将要出口货物的出口口岸，船期等情况。同时一定要把工厂的交货时间和船期准时衔接（准时进仓），达到客人规定的交货期，尽早在交货期之前向货运公司发出书面定仓通知。
向货运公司定仓时，一定要书面定仓（如传真），注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
工厂在装货完毕，集装箱离开工厂后，需要一份装货通知，上面列明集装箱离厂时间、实际装货数量等，并将装箱号码和封条号码作为提单的资料，要求工厂装好集装箱后一定要上封条。
8.提单
提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。
所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留两份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。
进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商）。若是空运货物，则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。
9.结汇
出口货物装出之后，进出口公司即应按照信用证的规定，正确缮制（箱单、发票、提单、出口产地证明、出口结汇）等单据。在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。
除采用信用证结汇外，其它付款的汇款方式一般有电汇(T/T)、票汇(D/D)、信汇(M/T)等方式，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。
10.核销
首先是开户，第一次申领出口收汇核销单（核销单）前，凭申请书、外经贸部门批准经营进出口业务批件、营业执照、海关注册登记证明书等等材料到外汇局办理登记，外汇局审核后，会为你出口单位办理登记手续。
接下来是领单，你在开展出口业务前，凭单位介绍信、开户单位印鉴卡去外汇局领取核销单，核销单自领单之日起两个月以内报关有效，出口单位应当在失效之日起一个月内将未用的核销单退回外汇局注销。
11.退税
在取得工商管理部门和其它部门批准经营进出口业务后，要在30日内办理出口企业退税登记。
在得到“出口企业退税登记表”后，按登记表上的要求填写，并盖单位公章和有关人员印章后，连同出口产品经营权批准文件、工商登记证明等证明资料一起报送税务机关，税务机关接到你企业的正式申请后，审核无误并按规定的程序批准后，核发给你“出口退税登记表”办理出口退税，同时，你要上交的材料大致有：
① 报关单
② 商业发票
③ 进货发票（增殖税发票）
④ 银行的结汇水单或收汇通知书
⑤ 属于工厂直接出口或委托出口自制产品
⑥ 产品征税证明
⑦ 出口收汇已核销证明
⑧ 与出口退税有关的其他材料等
在外贸领域，业务员的工作性质要求他们全面掌握客户开发、询盘处理、订单管理、货物配送以及相关的外贸文件处理等各个环节。只有在这些业务环节中都达到专业和精细的水平，才能真正成为一名出色的外贸专家。